Assistenz (m/w/d) für Springertätigkeiten in den Vorzimmern der Verwaltungsvorstände sowie im Sekretariat des Referates Digitalisierung und IT

Die Stelle auf einen Blick

Stellenumfang: Es handelt sich grundsätzlich um eine Vollzeitbeschäftigung mit einer wöchentlichen Arbeitszeit von 39 Stunden. Bewerbungen in Teilzeit mit einem wöchentlichen Umfang von mindestens 25 Stunden sind ausdrücklich willkommen. Bitte geben Sie dazu in der Bewerbung den gewünschten Stellenumfang an.

Befristung: Es handelt sich um eine unbefristete Stelle.

Einstellungszeitpunkt: zum nächstmöglichen Zeitpunkt

Stellenwert: EG 6 TVöD

Bewerbungsfrist: 31. Mai 2026

Ihre Aufgaben

Allgemeine Sekretariatsaufgaben wie Terminkoordination und -überwachung
Nachbereitung von Besprechungsterminen
Zusammenstellung von Unterlagen für Termine
Sachbearbeitung für die Vorstände sowie die Referatsleitung (selbstständige Beantwortung von Anfragen anderer Stellen, Institutionen, Verbänden oder Dienststellen der Stadt Osnabrück)
Schreibtätigkeiten einschließlich Gestaltung und Layout der Schriftstücke
Wiedervorlage
Verteilung der eingehenden Post einschließlich elektronischer Medien und Postausgang
Betreuung des Sitzungsdienstes inkl. der Erstellung von Vorlagen
Telefondienst und Besucherbetreuung
Planung und Organisation von Fortbildungen/Dienstreisen

Ihr Profil

Sie verfügen über eine erfolgreich abgeschlossene kaufmännische Ausbildung (vorzugsweise als Kauffrau/Kaufmann für Büromanagement oder Rechtsanwalts- und Notarfachangestellte/r) und können eine mehrjährige Berufserfahrung im ausgeschriebenen Aufgabengebiet nachweisen.

Des Weiteren erwarten wir:

Einsatzbereitschaft
Verantwortungsbewusstsein
Diskretion und Verschwiegenheit
Gute Umgangsformen und sicheres verbindliches Auftreten
Kooperations- und Kommunikationsfähigkeit
Teamfähigkeit
Selbstständigkeit
Belastbarkeit
Sehr gute EDV-Kenntnisse (Microsoft Office, Outlook, Internet)
SAP-Kenntnisse wären wünschenswert

Unser Angebot

Vielfältige fachliche Aufgaben in einem kollegialen Umfeld
Verlässliche Arbeitsbedingungen und ein gestaltbarer Arbeitsplatz
Anspruchsvolle Tätigkeiten in lokalen und überregionalen Netzwerken
Tarifliche Eingruppierung inklusive der zusätzlichen Vorteile des TVöD, wie beispielsweise Jahressonderzahlung, Zusatzversorgung (VBL) und Leistungsorientierte Bezahlung
Zuschuss zum Jobticket oder Deutschlandticket
Individuelle Arbeitsplatzmodelle und an Lebensphasen orientierte Arbeitszeitvereinbarungen
Eine anerkannte Personalentwicklung mit attraktiven Fort- und Weiterbildungsmöglichkeiten
sowie ein ausgeprägtes Gesundheitsmanagement (u.a. Firmenfitnessprogramm, E-Bike-Leasing)

Eine Übersicht zu den Benefits der Stadt Osnabrück finden Sie .

Kontakt bei Fragen

Auskünfte zum Aufgabenbereich erteilt Ihnen gerne Frau Pape, Sozialvorstand, Telefon 0541/323-3650.

Für Fragen zum Bewerbungsverfahren steht Ihnen Herr Lutzer, Fachbereich Personal und Organisation, Tel.: 0541/323-3055 zur Verfügung.

Wir fördern die Gleichstellung aller Mitarbeitenden. Deshalb begrüßen wir Bewerbungen von allen Menschen unabhängig ethnischer Herkunft, Geschlecht, Alter, Religion oder Weltanschauung, Behinderung und sexueller Identität.

...und freue mich auf Sie.

Eva Koch