Am Deutschen Forum für Kunstgeschichte Paris ist zum 01.08.2026 oder schnellstmöglich eine unbefristete Stelle in Voll- oder Teilzeit zu besetzen:

Mitarbeiter·in Direktionssekretariat (m/w/d) (DFK Paris)

Ihre Aufgaben/Aufgabengebiet:

Direktionssekretariat:

• Ihr Tätigkeitsfeld umfasst im Wesentlichen schriftliche und mündliche Korrespondenz in deutscher wie französischer Sprache, insbesondere das Bearbeiten und den Transfer von Anfragen von Gästen, Partnerinstitutionen und internationalen Forschungseinrichtungen.
• Sie koordinieren den Kalender des Direktors sowie des Instituts und verwalten die Adressdatenbank. Sie pflegen das Intranet des Hauses und verwalten Küchenvorräte, Büromaterial etc.
• Zu Ihren Aufgaben gehört außerdem die Vorbereitung von Veranstaltungen diverser Formate (beispielsweise Vorträge, Sitzungen des wissenschaftlichen Beirats, Team-Sitzungen), die Korrespondenz mit den Partnern, die Terminkoordinierung und die Raumplanung für das Institut samt der hausinternen Kommunikation.

Veranstaltungsorganisation (nur bei Wahrnehmung der Stelle in Vollzeit):

• Zusätzlich übernehmen Sie die logistische Abwicklung von Veranstaltungen sowie Rücksprachen mit Gästen und Dienstleistern inklusive der hausinternen Abstimmung.
• Sie organisieren den Auf- und Abbau des Caterings bei Abendveranstaltungen (ca. vier Mal monatlich bis 19 Uhr).

Ihr Profil/Voraussetzungen

• Voraussetzung für Ihre Bewerbung ist eine abgeschlossene einschlägige Berufsausbildung, insbesondere im Bereich Büro- oder Veranstaltungsmanagement oder nachgewiesene Berufserfahrung in vergleichbaren Tätigkeitsfeldern.
• Ihre Muttersprache ist Deutsch oder Französisch und Sie sollten die jeweils andere Sprache auf C1-Niveau des beherrschen. Gute Englischkenntnisse sind wünschenswert.
• Zudem verfügen Sie über sehr gute Kenntnisse in MS Office (insbesondere Excel und Outlook) und bringen ein grundlegendes Interesse für digitale Anwendungen mit.
• Sie besitzen ausgeprägtes organisatorisches Geschick und verstehen sich als serviceorientierte und verlässliche Unterstützung für die Direktion sowie Kolleginnen und Kollegen, begegnen wechselnden Anforderungen mit Flexibilität und identifizieren sich mit den Aufgaben und Zielen des DFK Paris als internationale Forschungseinrichtung.

Unser Angebot

• Ein französischer Arbeitsvertrag auf der Grundlage des Gehaltsschemas der Deutschen Botschaft Paris mit einem monatlichen Gehalt von derzeit mindestens 3.158 € brutto bei Vollzeit unter Berücksichtigung des Doppelbesteuerungsabkommens. Bei deutscher Nationalität erfolgt eine Versteuerung in Deutschland.
• Neben den in Frankreich üblichen 25 Urlaubstagen, großzügige Feiertagsregelung im deutsch-französischen Kontext.
• Gute Zusatzleistungen im Bereich Kranken- und Unfallschutz (Mutuelle Santé, Prévoyance) sowie Verpflegungszuschüsse in Form von Tickets Restaurant.
• Eine intensive Begleitung bei Ihrer Einarbeitung sowie Fort- und Weiterbildungsangebote in Deutschland und Frankreich.
• Flexible Arbeitszeiten mit grundsätzlich einem Tag des mobilen Arbeitens pro Woche. Darüber hinaus weitreichende Möglichkeiten zur Vereinbarkeit von Beruf und Familie.
• Nicht zuletzt ein schöner, vielseitiger und interessanter Arbeitsort im Herzen von Paris und ein stimulierendes Arbeitsumfeld in einem motivierten Team.

Unser Forum ist ein Ort des lebendigen Austauschs internationaler Kunstgeschichte im Herzen von Paris und Ausgangspunkt innovativer und interdisziplinärer Forschungen zur Kunst der beiden Länder in ihrem globalen Kontext. Es ist Teil der in Deutschland ansässigen öffentlich-rechtlichen Max Weber Stiftung mit insgesamt 11 Partnerinstituten weltweit. Finanziert werden wir durch das Bundesministerium für Forschung, Technologie und Raumfahrt.

Die Chancengleichheit von Menschen mit Schwerbehinderung ist uns wichtig. Wir wertschätzen Vielfalt und begrüßen daher alle Bewerbungen – unabhängig von Nationalität, ethnischer und sozialer Herkunft, Religion/Weltanschauung, Alter sowie sexueller Orientierung und Identität. Die Max Weber Stiftung fördert die Gleichstellung von Männern und Frauen. Wir setzen uns am DFK Paris konkret und flexibel für die Verbesserung der Vereinbarkeit von Familie und Beruf ein.

Weitere Informationen zum Deutschen Forum für Kunstgeschichte Paris erhalten Sie unter . Fragen inhaltlicher oder administrativer Natur, auch für den Bereich der französischen Sozialversicherung oder zur Vergütung, richten Sie bitte an Theresa Lambrich: . Ricarda Oeler gibt als Ansprechperson gerne Auskunft zu Fragen der Vereinbarkeit von Familie und Beruf: .

Bewerbungen in deutscher oder französischer Sprache mit den üblichen Unterlagen (Motivationsschreiben, Lebenslauf, Arbeitszeugnisse, Abschlussurkunden) reichen Sie bitte bis zum 21.06.2026 über unser ein. Die Vorstellungsgespräche finden voraussichtlich am 01.07.2026 am DFK Paris statt.