Die Max Weber Stiftung - Deutsche Geisteswissenschaftliche Institute im Ausland sucht für ihre Geschäftsstelle in Bonn ab sofort für eine Dauer von zunächst zwei Jahren eine

Assistenz (m/w/d) für die Präsidentin und die Geschäftsführung

Die unterhält und Außenstellen bzw. Projektbüros im Ausland. Weltweit werden rund 350 Mitarbeiterinnen und Mitarbeiter beschäftigt.

Ihre Aufgaben/Aufgabengebiet:

Im Mittelpunkt der ausgeschriebenen Stelle (80% = 31,2 Wochenstunden) stehen:

•Assistenz der ehrenamtlichen Präsidentin und des hauptamtlichen Geschäftsführers (u.a. Terminmanagement, Sitzungsvorbereitung),
•Vor- und Nachbereitung von Dienstreisen,
•unterschriftsreife Vorbereitung von Korrespondenz nach Vorgaben,
•selbstständige Korrespondenz u.a. mit den Sekretariaten der MWS-Institute,
•Layout und Formatierung sowie orthografische Prüfung von Texten und Berichten,
•Pflege der Adressdatenbank und entsprechende Aktualisierung der Homepage,
•Zusammenarbeit mit Öffentlichkeitsarbeit und Veranstaltungsmanagement.

Ihr Profil/Voraussetzungen

Wünschenswert ist eine mit guten bis sehr guten Ergebnissen abgeschlossene einschlägige Ausbildung.

Darüber hinaus erwarten wir:
•sehr gute Deutsch- und Englischkenntnisse in Wort und Schrift (Deutsch Niveau C2, Englisch mindestens Niveau B2),
•Erfahrung in der Assistenz von Führungskräften / Leitungspositionen,
•sehr gute mündliche und schriftliche, stilsichere Kommunikationsfähigkeit,
•ausgeprägte Teamfähigkeit, soziale und interkulturelle Kompetenz,
•Belastbarkeit, Flexibilität und hohe Lernbereitschaft,
•sehr gutes Organisationsvermögen,
•ein hohes Maß an Selbstständigkeit und Problemlösungskompetenz,
•sicherer Umgang mit MS Office.

Ein gutes Verständnis bzw. Kenntnisse von Abläufen in öffentlichen (Forschungs-)Einrichtungen oder im Universitätsumfeld sind wünschenswert. Kenntnisse in Typo3 und Adressdatenbanken (z.B. COBRA) sind von Vorteil.

Unser Angebot

Wir bieten Ihnen eine spannende Aufgabe in einem internationalen und abwechslungsreichen Arbeitsumfeld. Vergütung und Sozialleistungen erfolgen nach dem Tarifvertrag für den öffentlichen Dienst (TVöD-Bund), abhängig von der Qualifikation bis zu Entgeltgruppe 9a. Es besteht die Möglichkeit eines bezuschussten Jobtickets. Wir legen großen Wert auf die Vereinbarkeit von Beruf und Familie. Eine Entfristung der Position ist beabsichtigt. Bewerberinnen und Bewerber mit Schwerbehinderung werden bei gleicher Qualifikation bevorzugt berücksichtigt.

Ihre Bewerbung richten Sie bitte bis zum 29. Juli 2026 in einer pdf-Datei über unser

Die Vorstellungsgespräche sind für den 5. August 2026 vorgesehen. Bei Verhinderung weisen Sie bitte schon in der Bewerbung darauf hin.